色々と勉強会に参加したり主催したりしていると、「あー、冒頭で言っておけばよかったー」とか「これ、アナウンスしてなかったけどいいのかな」的な事がちょくちょくあります。
自分が主催しているときはテンプレートから会場やその時の状況に合わせて足し引きしながらやってるので、少し共有してみたいと思います
テンプレート
- 会場利用について
- トイレの案内
- 喫煙所の案内
- 会場の飲食可否
- 自動販売機・売店の案内
- 入館可能時間・利用可能時の案内
- ○○時過ぎるとカギが閉まります、等
- 立ち入り禁止エリア（特に企業の会議室などを使わせていただく場合は注意）
- その他会場から求められることなど
- （公共の施設などでは非常口・避難経路の周知などを求められる場合がありました）
- 撮影・録音について
- 録画・録音を行う場合
- 撮影録音を行っていることの周知
- カメラの位置の周知
- 公開の有無（決まっていれば）
- 質疑応答なども録音されるので周知しておくほうが良い
- 写真撮影を行う場合
- 撮影を行うことをアナウンス
- 撮影際されると嫌な人を把握しておく
- 写真の利用目的
- パブリックなWebサイトやSNSへの記載の有無
- 撮影を行うことをアナウンス
- 録画・録音を行う場合
- ストリーミングについて
- ストリーミングを行うことの周知
- カメラの位置
- 懇親会について
- 懇親会の出席確認
- 懇親会の案内
- 場所（地図を未設など）
- 迷子の場合の連絡先（幹事 or 店）
- 予約者名
- お酒の出る会場の場合、未成年がいないかを確認
- その他諸注意
- 携帯電話のマナーモードの案内
- 途中退出の際のルール
- 名札やアンケートなどの回収
- 入館証の扱いについて
- 協賛やスポンサーの紹介
その他、何点か
- 携帯電話関連
- マナーモードの案内はしても、なかなか徹底してくれない方、いますよね…（＾＾；
- アナウンスする以上に徹底したいのであれば、一度全員に端末の机の上に出してもらい、その場でマナーモードに設定してもらう、という手もあります。
- 写真撮影
- あとからトラブルになりやすかったり、取扱で揉めたりすることがあるので事前の周知は徹底したほうが良いと思います
- スタッフが公式に撮影する場合は必ずアナウンスすべきです
- その際、利用目的や公開方法も合わせてアナウンスします。事前にスタッフで調整が必要な場合はしておきましょう。
- 講師であっても顔出しNGの方は大勢いらっしゃいますので、そのあたりも必ず、事前に確認しましょう。
- 録画・ストリーミング
- このあたりも周知するようにしましょう
- セッション内容以外でも、参加者が休憩時間に、うっかり機密事項をカメラの近くでしゃべるとかあると、大問題です（＾＾；
重要なこと
一番…かどうかわかりませんが、重要なことの一つは、参加者も講師もスタッフも最後まで気持ちよく居れて、また次回以降も気持ちよく参加しようと思えることだと思います。
”なあなあ”とか”いつもの流れ”だけで済まさずに、ちょっとした気配りで防げる不快な思いやトラブルもあると思います。
―自戒を込めて。
